Медалью "За заслуги перед городом Калининградом" награждаются граждане Российской Федерации и иностранные граждане, внесшие наибольший вклад в развитие городского округа "Город Калининград", ранее награжденные Почетной грамотой или Благодарственным письмом городского Совета депутатов Калининграда или главы городского округа «Город Калининград», а также Почетной грамотой или Благодарностью главы администрации городского округа «Город Калининград».

Для награждения субъект выдвижения представляет в городской Совет депутатов Калининграда следующие документы:

 

- ходатайство о награждении медалью "За заслуги перед городом Калининградом" на имя главы городского округа «Город Калининград»;
- наградной лист;
- протокол общего собрания коллектива предприятия, учреждения, организации, общественного объединения о представлении кандидата к награждению (в случае, если с предложением о награждении медалью обращаются предприятия, учреждения, организации, общественные объединения);
- письменное согласие лица, представляемого к награждению, на обработку его персональных данных.

К ходатайству о награждении могут прилагаться копии документов, подтверждающих достижения и заслуги кандидата, представляемого к награждению, а также оценку его деятельности специалистами этой области.
Поступившие документы направляются главе городского округа "Город Калининград" на рассмотрение. Глава городского округа "Город Калининград" организует рассмотрение наградных документов, подписывает наградной лист.